Dieser Artikel beschreibt die Einstellungen für Smartsheet-Datenquellen zum Import von Projekten, Meilensteinen, Ressourcen, Allokationen und Finanzereignissen mit der Integration von Smartsheet und Meisterplan.
- Smartsheet-Datenquelle hinzufügen
- Allgemein / Zugangsdaten
- Feldzuordnung
- Importregeln
- Zuordnungsregeln
Smartsheet-Datenquelle hinzufügen
So fügen Sie in der Ansicht Datenquellen unter Verwalten eine Smartsheet-Datenquelle hinzu:
- Öffnen Sie in der Seitenleiste links unter Verwalten die Ansicht Datenquellen.
- Öffnen Sie per Klick auf die Schaltfläche Datenquelle hinzufügen die Auswahl der verfügbaren Datenquellen.
- Wählen Sie die Option Smartsheet aus, um eine Smartsheet-Datenquelle hinzuzufügen.
Allgemein / Zugangsdaten
Benennen Sie Ihre Smartsheet-Datenquelle und geben einen gültigen Zugriffstoken ein, um einen Arbeitsbereich, einen Projekt-Bericht und, falls gewünscht, ein Ressourcen-Blatt auszuwählen.
Name: die Grundeinstellung für den Namen einer Smartsheet-Datenquelle ist "Smartsheet". Benennen Sie die Datenquelle um, wenn Sie mehrere Smartsheet-Datenquellen verwenden.
Zugriffstoken: die Verbindung zu Smartsheet wird über einen API-Zugriffstoken hergestellt. Erstellen Sie diesen Token in Smartsheet, wie im Artikel API-Zugriffstoken für Smartsheet erstellen beschrieben, kopieren Sie ihn und fügen Sie ihn dann hier ein, um eine Verbindung zu Smartsheet herzustellen und die Auswahl des Arbeitsbereichs verfügbar zu machen.
Arbeitsbereich: wählen Sie hier den gewünschten Arbeitsbereich aus. Sobald Sie das getan haben, werden die Auswahlen der Projekt-Berichte und Ressourcen-Blätter verfügbar.
Projekt-Bericht: wählen Sie hier den gewünschten Projekt-Bericht aus Smartsheet aus, um Projekte, Meilensteine, Ressourcen, Allokationen und Finanzereignisse zu importieren.
Details zur vorausgesetzten Struktur der einzelnen Projekt-Blätter sowie des kombinierten Projekt-Berichts in Smartsheet finden Sie im Artikel Zusammenspiel von Smartsheet und Meisterplan.
Ressourcen-Blatt (optional): Ressourcen werden importiert, wenn Sie im Register Feldzuordnung das Feld Projektleiter unter Projekt, das Feld Zugewiesene Ressource unter Allokation oder beide diese Felder zuordnen, oder wenn Sie ein Ressourcen-Blatt auswählen. Sie können, müssen aber nicht, in Smartsheet dieselbe Spalte für die Zuweisung von Projektleitern zu Projekten und von Ressourcen zu Aufgaben verwenden.
Ohne Ressourcen-Blatt werden nur der Name und, falls verfügbar, die E-Mail-Adresse und Smartsheet-Benutzer-ID jeder Ressource importiert, die einem importierten Projekt in Smartsheet als Projektleiter oder über eine Aufgabe zugewiesen wurde.
Wenn Sie zusätzliche Ressourcenfelder, zusätzliche Ressourcen oder Rollen und Rollenallokationen importieren möchten, legen Sie in Smartsheet ein Ressourcen-Blatt an oder importieren unsere Excel-Vorlage. Wählen Sie Ihr Ressourcen-Blatt dann hier aus.
Im Artikel Ressourcen, Rollen und Allokationen aus Smartsheet importieren finden Sie Details über den Import von Ressourcen, Rollen und Allokationen.
Feldzuordnung
Öffnen Sie das Register Feldzuordnung, um Smartsheet-Spalten für Projekte, Allokationen und Finanzereignisse im ausgewählten Projekt-Bericht in Smartsheet den zugehörigen Meisterplan-Feldern zuzuordnen.
Feldzuordnung für Projekte
Wählen Sie unter Projekt die gewünschten Smartsheet-Spalten für die hier aufgeführten Meisterplan-Projektfelder aus. Folgende Felder sind verfügbar. Mit einem Sternchen gekennzeichnete Pflichtfelder müssen zugeordnet werden. Alle anderen Felder sind optional.
Bitte beachten Sie, dass die vier Pflichtfelder nicht nur für den Import von Projektdaten sondern auch für den Import von Meilensteinen, Allokationen und Finanzereignissen verwendet werden. Details hierzu finden Sie in der folgenden Feldliste.
- Eindeutige Projekt-Id*: wird in der Grundeinstellung der Smartsheet-Spalte SheetId zugeordnet; bitte beachten Sie, dass diese Smartsheet-Spalte keinem anderen Meisterplan-Feld zugeordnet werden kann.
- Name*: dies sollte der Smartsheet-Spalte Primär zugeordnet werden. Wenn Sie Ihre Projekt-Blätter und den Projektübersichtsbericht so angelegt haben, wie im Artikel Zusammenspiel von Smartsheet und Meisterplan beschrieben, werden über diese Spalte der Projektname, Meilensteinnamen und Beschreibungen für Finanzereignisse importiert.
- Startdatum*: Startdatum Projekt/Allokation, Meilensteindatum, Fälligkeit Finanzereignis
- Enddatum*: Enddatum Projekt/Allokation
- Projektleiter: wenn dieses Feld zugeordnet ist, werden Einträge in der zugehörigen Smartsheet-Spalte mit den bereits in Meisterplan vorhandenen Ressourcen und den über die Smartsheet-Datenquelle importierten Ressourcen abgeglichen. Wenn es zu einem importierten Projektleiter keine Ressource in Meisterplan und keine zu importierende Ressource gibt, wird beim Import eine zugehörige Ressource in Meisterplan angelegt.
- Projekt-Status
- Geschäftsziel
- Kostentyp
- Priorität: ordnen Sie dieses Feld einer Zahlenspalte in Smartsheet zu, um die Rangfolge importierter Projekte anhand der Priorität festzulegen. Niedrigere Prioritätswerte bedeuten einen höheren Rang. Bitte beachten Sie, dass die Priorisierung von Projekten beim Import im Register Importregeln deaktiviert werden kann. In der Grundeinstellung ist die zugehörige Option Projekte nach Priorität der importierten Projekte sortieren ausgewählt.
- Eigene Felder: neben den hier aufgeführten Standardfeldern für Projekte können Sie jedes in Meisterplan definierte eigene Projektfeld jeder Smartsheet-Spalte mit kompatiblem Typ zuordnen.
Feldzuordnung für Allokationen
Unter Allokation können Sie eine Zuweisungs-Spalte und eine Allokations-Spalte auswählen, um Allokationen zu importieren.
- Zugewiesene Ressource: ordnen Sie dieses Feld einer Smartsheet-Spalte zu, um den Import zugewiesener Ressourcen und ihrer Allokationen aus Smartsheet anzustoßen. Sie können, müssen aber nicht, in Smartsheet dieselbe Spalte für die Zuweisung von Projektleitern zu Projekten und von Ressourcen zu Aufgaben verwenden.
- Allokation (%): in der Grundeinstellung beträgt die Auslastung gebuchter Ressourcen für jede Aufgabe 100%, wobei der Standard-Kalender Smartsheet mit 40 Wochenstunden vorausgesetzt wird, der beim Import automatisch angelegt und importierten Ressourcen zugeordnet wird. Ordnen Sie dieses Feld einer Spalte in Smartsheet zu, die den Grad der Allokation angibt, um von 100% abweichende Allokationen zu importieren. Die zugeordnete Smartsheet-Spalte sollte in Smartsheet als Prozentsatz formatiert werden, um sicher zu gehen, dass die zugehörigen Werte richtig importiert werden.
Feldzuordnung für Finanzereignisse
Unter Finanzereignis können Sie Spalten für den Import von Finanzereignissen auswählen:
- Typ: ordnen Sie dieses Feld einer Spalte mit folgenden Werten zu:
- OPEX (Betriebskosten)
- CAPEX (Investitionskosten)
- BENEFIT (Nutzen)
- Betrag: ordnen Sie dieses Feld einer Spalte zu, die den jeweiligen Betrag angibt.
In Smartsheet-Projekt-Blättern können Sie in allen Zeilen außer der ersten (der Projektzeile) Finanzereignisse angeben:
- Der Wert in der Spalte Aufgabenname wird als Beschreibung importiert.
- Der Wert in der Spalte Anfang wird als Fälligkeit importiert.
Bitte beachten Sie, dass die Dauer in Smartsheet größer als 0 sein muss, da sonst auch ein Meilenstein importiert wird. In der Grundeinstellung wird die Dauer auf einen Tag gesetzt, wenn Sie in einer leeren Zeile ein Startdatum angeben, so dass kein Meilenstein importiert wird
Wenn Sie ein Finanzereignis in der Zeile einer Allokation oder eines Meilensteins angeben, werden sowohl das Finanzereignis als auch die Allokation oder der Meilenstein importiert. Finanzereignisse, die zusammen mit Allokationen oder Meilensteinen importiert werden, werden diesen in Meisterplan nicht zugeordnet.
Importregeln
Unter Importregeln legen Sie fest, wie bestehende Daten in Meisterplan beim Import aus Smartsheet behandelt werden:
Setzen Sie einen Haken bei Projekte nach Priorität der importierten Projekte sortieren, wenn Sie die Priorisierung aus Smartsheet übernehmen wollen. Andernfalls bleibt die Priorisierung in Meisterplan, wie sie ist, und neue Projekte werden oberhalb der Ausschlussgrenze einsortiert.
Legen Sie dann pro Datentyp (oben: Entität) fest, welche bestehenden Daten in Meisterplan aktualisiert und gelöscht werden sollen, je nachdem, ob Smartsheet das führende System für alle oder nur manche Datentypen ist.
Aktualisieren:
- Alle: Alle Daten des Datentyps werden pauschal aktualisiert, egal ob die letzte Änderung an den Daten in Smartsheet oder in Meisterplan durchgeführt wurde.
- Eigene: Nur die Daten, die zuletzt in Smartsheet geändert wurden, werden mit dem Import aktualisiert.
- Keine: Es werden keine Daten dieses Typs aktualisiert, egal ob die letzte Änderung an den Daten in Smartsheet oder in Meisterplan durchgeführt wurde.
Löschen:
- Alle: Alle Daten des Datentyps werden gelöscht, egal ob die letzte Änderung an den Daten in Smartsheet oder in Meisterplan durchgeführt wurde.
- Eigene: Nur die Daten, die zuletzt in Smartsheet geändert wurden, werden mit dem Import gelöscht.
- Keine: Es werden keine Daten dieses Typs gelöscht, egal ob die letzte Änderung an den Daten in Smartsheet oder in Meisterplan durchgeführt wurde.
Im Standard ist überall Eigene ausgewählt (gemeint sind damit nur die Projekte, die zuletzt von Smartsheet verändert wurden, also Smartsheet als Datenquelle haben). So löschen oder überschreiben Sie nicht versehentlich Daten, die zuletzt direkt in Meisterplan aktualisiert wurden.
Wenn Smartsheet immer die führende Datenquelle ist, empfehlen wir, alle Auswahlfelder unter Aktualisieren auf Alle zu setzen, damit Ihre Meisterplan-Daten immer den aktuellen Stand aus Smartsheet übernehmen.
Zuordnungsregeln
Unter Zuordnungsregeln können Sie statt der automatischen Zuordnung von Projekt- und Ressourcen-IDs eine eigene Zuordnung definieren. Das kann zum Beispiel nötig sein, wenn die ID in Smartsheet nicht mit der ID in Meisterplan übereinstimmt, weil Sie mehrere Datenquellen konfiguriert haben.
Aktivieren Sie diese Option, indem Sie einen Haken bei Abweichender Zuordnungsmodus setzen. Dann können Sie angeben, welche Felder in Smartsheet Sie welchem Feld in Meisterplan zuordnen wollen.
- Wenn Sie zum Beispiel in Meisterplan ein eigenes Projektfeld für die Projektnummer angelegt haben, können Sie die Projekt-ID in Smartsheet diesem Projektfeld zuordnen.
- Oder wenn Sie bereits alle Ressourcen in Meisterplan mit E-Mail-Adresse angelegt haben, können Sie Ihre Ressourcen in Smartsheet dem Feld E-Mail zuordnen.
Unter Vergleichen mit definieren Sie noch, ob die Inhalte der Felder in Smartsheet und Meisterplan identisch sein müssen, oder ob es ausreicht, wenn der Inhalt des Felds in Smartsheet im Meisterplan-Feld unter anderem enthalten ist.
- identisch: Das Feld in Smartsheet und das Feld in Meisterplan werden einander nur dann zugeordnet, wenn ihr Inhalt identisch ist.
- enthält: Wenn das Projekt-ID-Feld in Smartsheet beispielsweise den Inhalt "123-456" hat, in Meisterplan hingegen "ID=123-456" steht, werden die Feldinhalte einander nur zugeordnet, wenn sie enthält ausgewählt haben.