Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Smartsheet und Meisterplan integrieren.
- Übersicht
- Video-Tutorial
- Integration in Smartsheet einrichten
- Struktur Ihrer Projekt- und Ressourcendaten
- Projekt-Blätter
- Meilensteine importieren
- Allokationen importieren
- Finanzereignisse importieren
- Eigene Projektfelder importieren
- Ressourcen-Blatt verwenden (optional)
- Projektübersichtsbericht erstellen
- API-Zugriffstoken erstellen
- Integration in Meisterplan einrichten
- Mit der Integration von Smartsheet und Meisterplan arbeiten
- (Erneuter) Import von Smartsheet-Daten nach Meisterplan
- Neues Portfolio mit dem Allokationsbericht nach Smartsheet exportieren
- Meisterplan-Projekt in Smartsheet öffnen
- Vorlagen zum Download
Übersicht
- Verwenden Sie Ihre Projekt- und Ressourcendaten in Smartsheet als Grundlage, um in Meisterplan Ihr Portfolio zu planen und Szenarien zu simulieren.
- Teilen Sie Ihre aktuelle Planung mit einem Bericht vom Typ Pivot & Diagramme: Allokationen Ihren Projektleitern mit.
Video-Tutorial
Unser englischsprachiges Video-Tutorial führt Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung und Verwendung der Integration.
Integration in Smartsheet einrichten
Bringen Sie zunächst Ihre Projekt- und Ressourcendaten in Smartsheet in eine für Meisterplan passende Struktur, um die Integration in Smartsheet einzurichten.
Erzeugen Sie dann einen Projektzusammenfassungsbericht und einen API-Zugriffstoken, um Ihre Daten nach Meisterplan zu importieren.
Struktur Ihrer Projekt- und Ressourcendaten
Um später eine reibungslose Übertragung der Daten zu gewährleisten, sollten Sie Ihre Daten in Smartsheet strukturieren, wie im folgenden Abschnitt beschrieben.
Je nach Bedarf können Sie entweder nur mit Projekt-Blättern oder mit Projekt-Blättern und einem Ressourcen-Blatt arbeiten. Verwenden Sie ein Ressourcen-Blatt, wenn Sie zusätzliche Ressourcenfelder, Ressourcen ohne Allokationen zu Aufgaben sowie Rollen und Rollenallokationen importierten möchten.
Die folgende Tabelle zeigt, welche Daten Sie in Abhängigkeit von den verwendeten Arten von Blättern jeweils nach Meisterplan importieren können.
|
Blätter in Smartsheet |
Für den Import nach Meisterplan verfügbare Daten |
|---|---|
| Projekt-Blätter |
|
| Ressourcen-Blatt (optional) |
|
Im nächsten Schritt zeigen wir Ihnen, wie Sie die Datenblätter so strukturieren, dass Sie diese im Anschluss einfach importieren können.
Projekt-Blätter
Meisterplan-Projektvorlage
Importieren Sie unsere Vorlage in Smartsheet und fügen Sie nur noch Ihre Projektdaten per Copy & Paste hinzu. Download hier:
Download: Projektvorlage für Smartsheet
Öffnen Sie nach dem Import unserer Excel-Vorlage in Smartsheet das importierte Arbeitsblatt, wechseln per Rechtsklick auf einen Spaltenkopf zu Projekt-Einstellungen bearbeiten und wählen Abhängigkeiten aktivieren, um die Dauer berechnen zu lassen.
Setzen Sie dann die Dauer der Meilensteine im importierten Projekt-Blatt auf 0.
Struktur der Projekt-Blätter
Projekt-Blätter in Smartsheet enthalten in der Regel Projektaufgaben, Meilensteine und frei konfigurierbare Spalten.
Für den Import nach Meisterplan sollten Ihre Projekt-Blätter in Smartsheet mindestens die folgenden Spalten enthalten.
- Aufgabenname
- Dauer (wird automatisch anhand der Spalten Anfang und Beenden berechnet)
- Anfang
- Beenden
Der Projektname sowie die Aufgaben und Meilensteine sollten alle in der Spalte Aufgabenname aufgeführt werden.
Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie auch Finanzereignisse importieren möchten (siehe unten), zugehörige Werte der Spalte Aufgabenname als Beschreibungen importiert werden.
Ein Projekt-Blatt in Smartsheet, passend formatiert für den Export der Daten nach Meisterplan
Damit der Import in Meisterplan funktioniert, stellen Sie sicher, dass die Einträge in der Spalte Aufgabenname folgendermaßen formatiert sind:
- Die erste Zeile, die wir als "Projektzeile" bezeichnen, muss den Namen des Projekts enthalten.
- Alle folgenden Zeilen in dieser Spalte müssen eingerückt sein:
Einrücken von Zellen in der Spalte Aufgabenname in Smartsheet
Die Reihenfolge, in der Sie Allokationen und Meilensteine in Smartsheet eingeben, spielt keine Rolle. Meisterplan zeigt die Einträge im Gantt-Diagramm nach Datum sortiert an.
Projekte mit Hilfe von Programmen gruppieren
In Meisterplan können Sie Projekte mit Hilfe von Programmen gruppieren. Damit behalten Sie beim Planen den Überblick, besonders wenn Sie eine hohe Anzahl an Projekten verwalten.
So funktionieren Programme, wenn Sie Projektdaten aus Smartsheet verwenden:
- Das Gruppieren von Projekten mit Hilfe von Programmen ist nur direkt in Meisterplan möglich. In Smartsheet können Sie Projekte nicht nach Programm gruppieren.
- Wenn Sie in Meisterplan Projekte gruppieren, wird dieser Zustand immer beibehalten, nachdem Sie Daten aus Smartsheet aktualisieren.
- Jedes Projekt kann nur einem einzigen Programm hinzugefügt werden, aber Sie können es jederzeit einem anderen Programm hinzufügen.
- Um Ihre Smartsheet-Projekte nach Programm zu gruppieren, importieren Sie sie nach Meisterplan. Fügen Sie dann im Portfolio Designer Ihre Projekte per Drag & Drop den gewünschten Programmen hinzu, wie hier beschrieben.
Mehr zum Thema Programme in Meisterplan erfahren Sie im Artikel Mit Programmen arbeiten.
Meilensteine importieren
Um einen Meilenstein zu importieren:
- Geben Sie den Namen des Meilensteins in der Spalte Aufgabenname ein.
- Geben Sie das Datum des Meilensteins in der Spalte Anfang ein.
- Geben Sie 0 in der Spalte Dauer ein.
Allokationen importieren
Zusätzlich zu Projekt- und Meilensteindaten können Sie einem Projekt Ressourcen zuordnen, indem Sie folgende Spalten verwenden:
- Zugewiesen zu: Zuordnung von Ressourcen zu Aufgaben
- Allokation %: Allokation der Ressource zu dieser Aufgabe in Prozent ihrer Gesamtverfügbarkeit
Allokationen von Ressourcen in einem Projekt-Blatt in Smartsheet bearbeiten
In der Grundeinstellung werden alle Ressourcen, die importierten Smartsheet-Projekten als Projektleiter oder über eine Aufgabe zugewiesen sind, als Meisterplan-Ressourcen importiert. Für Ressourcen, die Aufgaben zugewiesen sind, werden die zugehörigen Allokationen ebenfalls importiert. Bitte beachten Sie, dass der Import die Zuordnung von Feldern für die Zuweisung des Projektleiters zu einem Projekt oder einer Ressource zu einer Aufgabe in Smartsheet voraussetzt.
Weitere Informationen über den Import von Ressourcen mit und ohne Ressourcen-Blatt finden Sie im Artikel Ressourcen, Rollen, Allokationen und Finanzen aus Smartsheet importieren.
Finanzereignisse importieren
Sie können außerdem über folgende Spalten angegebene Finanzereignisse importieren:
- Typ: ordnen Sie dieses Feld einer Spalte mit folgenden Werten zu:
- OPEX (Betriebskosten)
- CAPEX (Investitionskosten)
- BENEFIT (Nutzen)
- Betrag: ordnen Sie dieses Feld einer Spalte zu, die den jeweiligen Betrag angibt.
In Smartsheet-Projekt-Blättern können Sie in allen Zeilen außer der ersten (der Projektzeile) Finanzereignisse angeben:
- Der Wert in der Spalte Aufgabenname wird als Beschreibung importiert.
- Der Wert in der Spalte Anfang wird als Fälligkeit importiert.
Bitte beachten Sie, dass die Dauer in Smartsheet größer als 0 sein muss, da sonst auch ein Meilenstein importiert wird. In der Grundeinstellung wird die Dauer auf einen Tag gesetzt, wenn Sie in einer leeren Zeile ein Startdatum angeben, so dass kein Meilenstein importiert wird.
Wenn Sie ein Finanzereignis in der Zeile einer Allokation oder eines Meilensteins angeben, werden sowohl das Finanzereignis als auch die Allokation oder der Meilenstein importiert. Finanzereignisse, die zusammen mit Allokationen oder Meilensteinen importiert werden, werden diesen in Meisterplan nicht zugeordnet.
Eigene Projektfelder importieren
Prinzipiell können Sie so viele Details wie benötigt zu einem Projekt hinzufügen. Erstellen Sie dazu jeweils eine Spalte für jedes eigene zu verwendende Feld wie z.B. Stage Gate.
Um Spalten aus Smartsheet nach Meisterplan zu importieren, benötigen Sie dort zugehörige Zielfelder.
- Im Artikel Projektfelder verwalten finden Sie Details zur Neuanlage eigener Felder in Meisterplan.
- Im Artikel Datenquellen-Einstellungen für Smartsheet finden Sie Details zur Zuordnung von Smartsheet-Spalten zu Meisterplan-Feldern.
Zusätzliche eigene Felder in einem Projekt-Blatt in Smartsheet
Ressourcen-Blatt verwenden (optional)
Importieren Sie unsere Vorlage in Smartsheet und fügen Sie nur noch Ihre Ressourcendaten per Copy & Paste hinzu. Download hier: Meisterplan Ressourcenvorlage
Wenn Sie ein Ressourcen-Blatt verwenden möchten, um zusätzliche Ressourcenfelder, Ressourcen ohne Allokationen zu Aufgaben sowie Rollen und Rollenallokationen zu importieren, finden Sie weitere Informationen im Artikel Ressourcen, Rollen, Allokationen und Finanzen aus Smartsheet importieren.
Projektübersichtsbericht erstellen
Ein Projektübersichtsbericht in Smartsheet verbindet Ihre verschiedenen Projekt-Blätter, um den Export der Daten nach Meisterplan vorzubereiten.
- Erstellen Sie einen neuen Bericht, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den freien Bereich in Ihrem Smartsheet-Arbeitsbereich klicken und die Option Bericht auswählen.
- Geben Sie einen Namen für Ihren neuen Bericht ein und bestätigen per Klick aufOK.
- Klicken Sie in Ihrem Arbeitsbereich auf den neu angelegten Bericht, um diesen zu öffnen.
- Das Menü Source Sheets öffnet sich. Hier legen Sie fest, welche Arbeitsbereiche und Blätter in Ihrem Smartsheet-Konto für den Bericht berücksichtigt werden. Alle hier ausgewählten Projekte werden später nach Meisterplan importiert. Klicken Sie Weiter, wenn Sie fertig sind.
Das Menü Source Sheets in Smartsheet
- Als nächstes öffnet sich das Menü Spalten, Hier wählen Sie aus allen in den ausgewählten Projekt-Blättern verfügbaren Spalten aus. Wählen Sie aus, welche Daten Sie nach Meisterplan exportieren möchten, und klicken Sie OK.
Das Menü Spalten in Smartsheet
- Wählen Sie mindestens folgende drei Spalten aus. Die Spalte Aufgabenname wird automatisch unter dem Namen Primär ausgewählt.
- Blattname (wichtig: der Bericht muss nach dieser Spalte sortiert werden, damit der Import funktioniert.)
- Anfang
- Beenden
- Klicken Sie zum Abschluss auf die Schaltfläche Ausführen.
- Schließen Sie den Berichts-Generator.
API-Zugriffstoken erstellen
Um Ihre Smartsheet-Daten nach Meisterplan zu importieren, müssen Sie zunächst einen API-Zugriffstoken in Smartsheet erstellen. Die hierzu erforderlichen Schritte werden im Artikel API-Zugriffstoken für Smartsheet erstellen aufgeführt.
Integration in Meisterplan einrichten
Die Einrichtung der Integration in Meisterplan umfasst eine Smartsheet-Datenquelle für den Import der Projektdaten aus Smartsheet sowie einen Bericht vom Typ Pivot & Diagramme: Projekte, Allokationen und Kapazitäten, um den fertigen Portfolio-Plan zurück nach Smartsheet zu exportieren.
Smartsheet-Datenquelle einrichten
Für den Import von Daten aus Smartsheet nach Meisterplan wird eine Smartsheet-Datenquelle benötigt. Fügen Sie hierzu in Meisterplan eine neue Datenquelle vom Typ Smartsheet hinzu und richten diese ein. Die zur Einrichtung der Datenquelle auszuführenden Schritte werden im Artikel Datenquellen-Einstellungen für Smartsheet aufgeführt.
Klicken Sie, nachdem Sie die Smartsheet-Datenquelle eingerichtet haben, im Fenster "Smartsheet"-Datenquelle hinzufügen auf die Schaltfläche OK.
Dabei werden Ihre Einstellungen gespeichert und es wird ein neuer Dialog geöffnet, der Ihnen die Option gibt, durch den Import von Daten über Ihre neu konfigurierte Datenquelle die Plandaten zu aktualisieren:
Meisterplan fragt Sie, ob Sie (ggf. erneut) Smartsheet-Daten importieren möchten, nachdem Sie die Datenquellen-Einstellungen eingerichtet oder geändert haben.
- Klicken Sie auf Ja, um den Import zu starten.
- Klicken Sie auf Nein, um diesen Schritt zunächst zu überspringen und noch keine Smartsheet-Daten nach Meisterplan zu importieren.
Die Einstellungen, die sie für die neue Datenquelle eingegeben haben, werden in jedem Fall gespeichert.
Von nun an können Sie den Import Ihrer Smartsheet-Daten starten, indem Sie unter Verwalten > Datenquellen der Meisterplan-Einstellungen im Eintrag der Datenquelle auf die Schaltfläche Aktualisieren klicken.
Allokationsbericht einrichten
Erstellen Sie im Bericht-Manager einen neuen Bericht vom Typ Pivot & Diagramme: Projekte, Allokationen und Kapazitäten:
- Öffnen Sie in der Seitenleiste links die Ansicht Berichte.
- Klicken Sie auf Bericht hinzufügen und wählen Pivot & Diagramme: Projekte, Allokationen und Kapazitäten. Geben Sie Ihrem Bericht einen Namen und tragen Sie unter Berichtsrechte die Benutzer ein, die Zugriff auf ihn erhalten sollen.
- Öffnen Sie den neuen Bericht per Doppelklick. Der Bericht zeigt zunächst keine Daten an.
- Wählen Sie die gewünschte Allokations-Einheit: FTE, Personentage oder Stunden.
- Wählen Sie die gewünschte Zeiteinheit: Jahr-Quartal-Monat, Monate oder Wochen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Feldauswahl, und wählen Sie im Dialogfenster die gewünschten Daten- und Gruppierfelder aus:
- Setzen Sie unter Kapazität & Allokation einen Haken bei Allokation und Allokationsdatum.
- Setzen Sie unter Projekt einen Haken bei Projekt (alphabetisch) und/oder Ressourcenname. Wenn Sie beide auswählen, können Sie auch die Reihenfolge festlegen, in der gruppiert wird (zuerst nach Projekt oder nach Ressource).
- Ziehen Sie die Felder in den Bereich, in dem sie angezeigt werden sollen (Zeilenfelder oder Spaltenfelder).
- Schließen Sie die Feldauswahl per Klick auf das X oben rechts.
- Wenn Sie zwei Zeilenfelder ausgewählt haben, klicken Sie entweder auf den Pfeil vor dem Spaltennamen oder öffnen Sie per Rechtsklick auf einen Zeilenkopf das Kontextmenü und wählen dort die Option Alle aufklappen aus, um die Zeilen aufzuklappen. Dies ist Voraussetzung für den Export der Zeilendetails. Diese werden nur dann exportiert, wenn sie aufgeklappt sind.
- Wenn Sie Jahr-Quartal-Monat als Zeiteinheit ausgewählt haben, klappen Sie die Spalten ebenso auf.
- Klicken Sie auf Konfiguration speichern, um Ihre Einstellungen zu speichern.
Mit der Integration von Smartsheet und Meisterplan arbeiten
Nachdem Sie alles eingerichtet haben, können Sie mit der Schnittstelle zwischen Smartsheet und Meisterplan arbeiten. Sie können jederzeit Projektdaten aus Smartsheet nach Meisterplan importieren. Sie können außerdem anzeigen, wie Ihre neue Planung sich auf Ihre Projekte in Smartsheet auswirkt sowie importierte Projekte von Meisterplan aus in Smartsheet öffnen.
(Erneuter) Import von Smartsheet-Daten nach Meisterplan
Wie oben beschrieben werden Sie beim Klick auf OK in den Einstellungen der Smartsheet-Datenquelle gefragt, ob Sie Daten aus Ihrer neu angelegten oder aktualisierten Datenquelle importieren möchten.
Zusätzlich können Sie den Import jederzeit später starten, indem Sie im Eintrag der zugehörigen Datenquelle unter Verwalten > Datenquellen auf Aktualisieren klicken.
Wechseln Sie nach dem Import Ihrer Smartsheet-Daten über die Seitenleiste links zurück zur Ansicht Portfolio Designer, um Ihre aktualisierten Daten anzuzeigen.
Neues Portfolio mit dem Allokationsbericht nach Smartsheet exportieren
Mit dem Bericht vom Typ Pivot & Diagramme: Projekte, Allokationen und Kapazitäten, den Sie in Meisterplan erstellt haben, exportieren Sie Ihre Allokationsdaten nach Excel und importieren diese aus der zugehörigen Datei wieder nach Smartsheet:
- Öffnen Sie in der Seitenleiste links die Ansicht Berichte.
- Wählen Sie den Bericht vom Typ Pivot & Diagramme: Projekte, Allokationen und Kapazitäten, den Sie zuvor erstellt haben.
- Klicken Sie im Bericht auf die Schaltfläche Export und dann auf OK, zum Export des Pivot nach Excel.
- Importieren Sie die zu erzeugte Excel-Datei in Smartsheet. Benennen Sie, falls gewünscht, unbenannte Spalten. Starten Sie dann per Klick auf Importieren den Import.
Ihre Allokationsdaten sind jetzt in Smartsheet verfügbar.
Wenn Sie anderen Smartsheet-Benutzern Zugriff auf den Bericht gewähren möchten, müssen Sie Meisterplan-Benutzerkonten für diese anlegen und ihnen Berichtsrechte für den Smartsheet-Bericht zuweisen.
Meisterplan-Projekt in Smartsheet öffnen
Während Sie mit Meisterplan arbeiten, können Sie aus Smartsheet importierte Projekte jederzeit direkt in Smartsheet öffnen. Klicken Sie dazu auf die drei Punkte hinter dem Projektnamen im Portfolio Designer und wählen Sie die Option In app.smartsheet.com öffnen aus.
Vorlagen zum Download
Importieren Sie unsere Vorlagen in Smartsheet und fügen Sie nur noch Ihre Daten per Copy & Paste hinzu - und schon sind die Blätter bereit für den Import nach Meisterplan: