Dieser Artikel beschreibt den Import von Ressourcen, Rollen und Allokationen aus Smartsheet-Projekt-Blättern mit oder ohne ein Ressourcen-Blatt im Rahmen der Integration von Smartsheet und Meisterplan.
- Ressourcen und Ressourcenallokationen aus Projekt-Blättern importieren
- Ressourcen, Rollen und Allokationen mit Ressourcen-Blatt importieren
- Feldzuordnung für Ressourcen
- Rollenallokationen importieren
Ressourcen und Ressourcenallokationen aus Projekt-Blättern importieren
In der Grundeinstellung werden alle Ressourcen, die importierten Smartsheet-Projekten als Projekt-Manager oder über eine Aufgabe zugewiesen sind, als Meisterplan-Ressourcen importiert.
Für Ressourcen, die Aufgaben zugewiesen sind, werden die zugehörigen Allokationen ebenfalls importiert.
Bitte beachten Sie, dass der Import die Zuordnung von Feldern für die Zuweisung des Projekt-Managers zu einem Projekt oder einer Ressource zu einer Aufgabe in Smartsheet voraussetzt.
Hinterlegen Sie die benötigten Feld-Zuordnungen im Register Feldzuordnung der Eigenschaften einer Smartsheet-Datenquelle, um in Smartsheet zugewiesene Ressourcen zu importieren:
- Ordnen Sie das Feld Projekt-Manager unter Projekt zu, um Ressourcen zu importieren, die importierten Smartsheet-Projekten als Projekt-Manager zugewiesen sind.
- Ordnen Sie das Feld Zugewiesene Ressource unter Allokation zu, um Ressourcen, die Aufgaben zu importierten Smartsheet-Projekten zugewiesen sind, und deren Allokationen zu importieren.
Sie können, müssen aber nicht, in Smartsheet dieselbe Spalte für die Zuweisung von Projekt-Managern zu Projekten und von Ressourcen zu Aufgaben verwenden.
Die folgenden Daten werden importiert:
- Vor- und Nachname: werden in Meisterplan als "Nachname, Vorname" oder, wenn kein Vorname angegeben wurde, als "Nachname" importiert.
- Für als Smartsheet-Benutzer verfügbare Ressourcen können Vor- und Nachname in der Benutzerverwaltung in Smartsheet eingegeben werden. Bitte beachten Sie, dass der Import von Benutzern nur möglich ist, wenn Ihr Smartsheet-Konto dies unterstützt.
- Für nicht als Smartsheet-Benutzer verfügbare Ressourcen wird der Name der Ressource aus dem zugeordneten Zuweisungsfeld als "Vorname Nachname" oder "Nachname, Vorname" ausgelesen.
- In der Notation ohne Komma wird alles nach dem ersten Leerzeichen als Teil des Nachnamen behandelt. Bei Namen mit mehr als zwei Vor- oder Nachnamen sollte daher ein Komma verwendet werden, um Vor- und Nachnamen zu unterscheiden (z.B. "van Olsen, Hans Jakob").
- Wenn kein Ressourcen-Blatt verwendet wird, kann auch die E-Mail-Adresse einer als Smartsheet-Benutzer verfügbaren Ressource anstelle des Namens für die Zuweisung verwendet werden.
- Bitte beachten Sie, dass verschiedene Zuweisungstexte ("Vorname Nachname", "Nachname, Vorname" oder E-Mail-Adresse) vom Import als unterschiedliche Ressourcen behandelt werden, so dass in diesem Fall mehrere Ressourcen mit demselben Namen in Meisterplan angelegt werden.
- E-Mail-Adresse (nur für Ressourcen, die als Smartsheet-Benutzer verfügbar sind, wenn kein Ressourcen-Blatt verwendet wird; mit Ressourcen-Blatt werden E-Mail-Adressen nur importiert, wenn diese im Ressourcen-Blatt angegeben sind).
- ID: die Smartsheet-Benutzer-ID wird bei Ressourcen, zu denen es Smartsheet-Benutzer gibt, importiert, wenn kein Ressourcen-Blatt verwendet wird. Für alle Ressourcen, zu denen es keine Smartsheet-Benutzer gibt, sowie wenn ein Ressourcen-Blatt verwendet wird, wird der Zuweisungstext (z.B. "Hauser, Hans") als Ressourcen-ID importiert.
- Ein Kalender Smartsheet mit 40 Stunden pro Woche (8 Stunden pro Arbeitstag) wird in Meisterplan angelegt und jeder aus Smartsheet importierten Ressource zugeordnet.
Ressourcen, Rollen und Allokationen mit Ressourcen-Blatt importieren
Wenn Sie eins der Felder Projekt-Manager oder Zugewiesene Ressource zuordnen, aber kein Ressourcen-Blatt angeben, werden nur der Vor- und Nachname sowie, für als Smartsheet-Benutzer verfügbare Ressourcen, die E-Mail-Adresse und Smartsheet-Benutzer-ID zugewiesener Ressourcen und deren Allokationen importiert.
Erstellen Sie in Smartsheet ein Ressourcen-Blatt oder importieren unsere Excel-Vorlage, um zusätzliche, nach Meisterplan zu importierende Ressourcenfelder anzugeben und/oder um zusätzliche Ressourcen sowie Rollen und Rollenallokationen zu importieren.
Unabhängig davon, ob eins der Felder Projekt-Manager oder Zugewiesene Ressource zugeordnet ist, werden mit einem Ressourcen-Blatt alle darin aufgeführten Ressourcen nach Meisterplan importiert. Alle Einträge der optionalen Spalte Primary Role werden als Rollen nach Meisterplan importiert.
Wenn ein Ressourcen-Blatt verwendet wird und eins der Felder Projekt-Manager oder Zugewiesene Ressource zugeordnet ist, werden zugewiesene Ressourcen, die nicht im Ressourcen-Blatt aufgeführt sind, ebenfalls importiert, wie im vorigen Abschnitt beschrieben.
Wenn ein Ressourcen-Blatt verwendet wird und das Feld Zugewiesene Ressource zugeordnet ist, werden Ressourcen-Allokationen ebenfalls importiert, wie im vorigen Abschnitt beschrieben. In diesem Fall ist es außerdem möglich, Aufgaben in Smartsheet Rollen zuzuweisen und Rollen-Allokationen zu importieren. Es ist nicht möglich, eine Rolle als Projekt-Manager zuzuweisen.
Wählen Sie das hinterlegte Ressourcen-Blatt im Register Allgemein in den Einstellungen der Smartsheet-Datenquelle in Meisterplan aus:
Feldzuordnung für Ressourcen
Die Feldzuordnung für Ressourcen ist folgendermaßen vorbelegt und kann nicht konfiguriert werden. Mit einem Sternchen markierte Pflichtfelder müssen in Smartsheet verfügbar sein.
| Feld in Meisterplan | Spaltenname in Smartsheet | Spaltenart in Smartsheet | Notizen |
|---|---|---|---|
| ResourceId | Primary Column* | Text/Zahl |
Wenn Sie ein Ressourcen-Blatt verwenden, werden zugewiesene Ressourcen Einträgen des Ressourcen-Blatts zugeordnet, wenn der Wert in der ID-Spalte des Ressourcen-Blatts gleich dem Wert der Zuweisungsspalte ist (z.B. wenn Sie die Ressource Max Meier als "Meier, Max" zuweisen, sollte der Wert der ID-Spalte im Ressourcen-Blatt-Eintrag Max Meiers ebenfalls "Meier, Max" lauten). |
| Firstname | First Name* | Text/Zahl | |
| Lastname | Last Name* | Text/Zahl | |
| Text/Zahl |
Wenn Sie ein Ressourcen-Blatt verwenden, werden nur im Ressourcen-Blatt angegebene E-Mail-Adressen importiert. E-Mail-Adressen von Ressourcen, zu denen es Smartsheet-Benutzer gibt, werden in diesem Fall nicht automatisch importiert. |
||
| PrimaryRoleId | Primary Role | Text/Zahl |
Für jeden eindeutigen Eintrag im Feld Primary Role importierter SmartSheet-Ressourcen wird in Meisterplan eine Rolle angelegt mit den Feldern RoleId und RoleName gleich dem Wert des Feld Primary Role in Smartsheet. Diese Spalte ist Voraussetzung für den Import von Rollen-Allokationen. |
| Availability | Availability* | Text/Zahl |
8 wird zu einer Vollzeit-Ressource aufgelöst. Jeder importierten Ressource wird ein Kalender Smartsheet mit 40 Wochenstunden zugeordnet. Für Werte kleiner als 8 wird der Kapazitätsfaktor der Ressource entsprechend geändert (z.B. ist bei einer Availability von 4 der Kapazitätsfaktor 50%). Die Verfügbarkeit beeinflusst außerdem den Import von Allokationen (wenn z.B. eine Allokation von 50% für eine Ressource mit einer Verfügbarkeit von 4 Stunden am Tag importiert wird, wird diese Ressource im betreffenden Zeitraum für 2 Stunden am Tag allokiert). |
| CostPerHour | Cost per hour | Text/Zahl | |
| HireDate | Hire Date | Datum | |
| TerminationDate | Termination Date | Datum | |
| External | External | Kontrollkästchen | |
| Country | Country | Text/Zahl | |
| City | City | Text/Zahl | |
| PostalCode | Postal Code | Text/Zahl | |
| OBS 1 | Department | Text/Zahl |
Hierarchie kann mit / erstellt werden. Hier angegebene Einträge werden in Meisterplan unter dem OBS-Haupteintrag Department erzeugt. |
| OBS 2 | Location | Text/Zahl |
Hierarchie kann mit / erstellt werden. Hier angegebene Einträge werden in Meisterplan unter dem OBS-Haupteintrag Location erzeugt. |
Rollenallokationen importieren
Wenn Sie ein Ressourcen-Blatt verwenden, werden alle Rollen, die dort in der Spalte Primary Role einer Ressource aufgeführt sind, automatisch als Rollen nach Meisterplan importiert.
Wenn außerdem das Feld Zugewiesene Ressource zugeordnet ist, kann jede im Ressourcen-Blatt definierte Rolle außerdem einer Aufgabe direkt zugewiesen werden, indem der Rollenname in die Zuweisungs-Spalte eines Projekt-Blatts in Smartsheet eingetragen wird.
Wenn Sie beispielsweise folgende Ressourcen haben, können Sie jeder Aufgabe in Smartsheet folgende Ressourcen und Rollen zuweisen: "Bauer, Ralf", "Müller, Max", "Schmidt, Klaus", "Entwickler" oder "Service".
| Primary Column | First Name | Last Name | Primary Role | Availability |
|---|---|---|---|---|
| Bauer, Ralf | Ralf | Bauer | Entwickler | 8 |
| Müller, Max | Max | Müller | Entwickler | 8 |
| Schmidt, Klaus | Klaus | Schmidt | Service | 8 |
Auf diese Weise in Smartsheet eingegebene Allokationen von Rollen werden beim Import automatisch nach Meisterplan übertragen.
Es ist nicht möglich, eine Rolle im Projektfeld Projekt-Manager zuzuweisen.